Introduction aux Tâches & Rappels

Qu'est ce qu'une tache ?

Les tâches sont intégrées aux étapes de workflow des projets ou des partenaires. Elles sont préconfigurées à partir de modèles de workflow et permettent de rendre les listes de contrôle au sein des étapes plus concrètes et actionnables. Vous pouvez accéder à la vue d’ensemble des tâches depuis le menu Outils.

Avec les Tâches & Rappels, vous pouvez :

Assigner une ou plusieurs personnes à une tâche
Définir une date d’échéance accompagnée de rappels
Suivre la progression de manière centralisée et envoyer des suivis
Recevoir des mises à jour dans l’application et par e-mail en tant que participant à la tâche

Qui est impliqué ?

Dans le cadre d’une tâche, deux rôles principaux interviennent :

Référent — veille à l’avancement du travail, recueille les retours et est responsable de la clôture de la tâche.
Assigné — exécute le travail et marque la tâche comme terminée.

Vous trouverez ci-dessous les profils de participants les plus courants sur Bloomflow et la manière dont ils se rattachent généralement à ces rôles. (Il s’agit d’une ligne directrice, et non d’une règle stricte.)

Profil de participant	Ce qu’ils font généralement	Rôle typique dans la tâche
Responsables Innovation / Chefs de programme	Supervisent les initiatives d’innovation, initient ou délèguent des tâches, coordonnent les ressources, assurent le suivi de l’avancement et des livrables.	Souvent Référent
Référents / Responsables de projet	Gèrent le processus quotidien sur Bloomflow, maintiennent les données à jour, alignent les parties prenantes et s’assignent des tâches ou en assignent à d’autres.	Référent ou Assigné
Experts métiers (SMEs)	Apportent une expertise spécifique, se connectent à Bloomflow de manière moins fréquente et privilégient des attentes, échéances et rappels clairement définis.	Souvent Assigné

Comment les utiliser ?

Assigner une tâche: Les contributeurs d’un workflow peuvent ajouter un ou plusieurs Assignés pour réaliser une tâche. Par défaut, la personne qui crée la tâche devient le Référent. Il est possible de modifier ou d’ajouter d’autres Référents si nécessaire.
Dates d'échéance, rappels et suivis: Les référents peuvent définir des dates d'échéance, programmer des rappels, envoyer des suivis mensuels avec un message personnalisé et copier le lien de la tache pour le partager via Slack ou Teams. Les assignés recevront également des notifications dans l'application et par e-mail, un rappel X jours avant la date d'échéance (si configuré), ainsi que le message de suivi du Référent affiché en haut de la tache.

Invitation par e-mail: vous pouvez inviter des collègues n’étant pas encore sur Bloomflow directement depuis une tâche. (Par défaut, seuls les Administrateurs de la plateforme peuvent inviter des personnes qui ne sont pas encore sur Bloomflow. Cette configuration peut être modifiée pour permettre à tout éditeur de tâche d’envoyer des invitations.)

Résumé hebdomadaire des tâches (e-mail): Chaque lundi, les participants aux tâches (Référents et Assignés) reçoivent un récapitulatif si l’un des cas suivants s’applique:

De nouvelles tâches leur ont été attribuées la semaine précédente
Des tâches sont en retard à la date du jour
Des tâches ont été terminées la semaine précédente
Des tâches arrivent à échéance dans les deux semaines à venir

Vue d’ensemble des tâches: Consultez une liste unifiée de toutes les tâches dans lesquelles vous êtes impliqué en tant que Référent ou Assigné. Vous pouvez trier et filtrer les tâches selon leur statut, leur date d’échéance, les Assignés ou le partenaire / projet associé. Les liens provenant des e-mails ou des notifications dans l’application ouvrent directement la tâche sur cette page.

Droit & Permissions

Taches et actions - qui peut faire quoi

Rôle	Ce qu'ils peuvent faire
Référents	Assigner ou modifier une tâche, marquer comme terminée ou incomplète, envoyer des relances
Assignés	Voir une tâche, marquer comme terminée ou incomplète
Administrateur de Workflow	Tout ce qui précède, modifier les éditions, réaffecter

Aperçu des taches

Par défaut, chaque utilisateur ne voit que les tâches où il est directement impliqué en tant que Référent ou Assigné.
Les utilisateurs ayant les droits d’Administrateur de Workflow peuvent basculer entre Mes tâches et Toutes les tâches dans mes portefeuilles à l’aide du bouton de bascule dans Aperçu des tâches. Cela aide les administrateurs à suivre la progression et à repérer les blocages à travers plusieurs projets.

Accès automatique

Si l’éditeur de la tâche peut administrer le Workflow associé, l’enregistrement de la tâche accorde automatiquement aux collaborateurs l’accès minimum requis.

Vous verrez des indications en ligne lorsque des autorisations manquent afin que les bonnes personnes aient le bon niveau d’accès.

Pour activer Tâches & Rappels sur votre plateforme, veuillez contacter support@bloomflow.com

FAQs

Général

Quelle est la différence entre Référent et Assigné ?:

Référent : Suit la tâche, peut envoyer des relances et est responsable de la clôture.
Assigné : Réalise le travail et marque la tâche comme Terminée.

Pourquoi ne puis-je pas marquer cette tâche comme terminée ou incomplète pour le moment ?:

Vous ne pouvez pas mettre à jour le statut si :

l’état du Workflow n’est pas En cours ;
il s’agit d’une tâche obligatoire à une étape validée (ne peut pas être marquée incomplète)
vous n’êtes pas participant à la tâche ou vous n’avez pas les droits pour administrer le Workflow

Que se passe-t-il s’il y a plusieurs Assignés sur une tâche — qui la termine ?

Une tâche a un seul statut. Tout participant ayant les droits peut la marquer comme Terminée. La complétion est enregistrée une seule fois (qui/quand).

Que se passe-t-il si le rappel “X jours avant la date d’échéance” tombe dans le passé ?

Nous n’envoyons pas de notification rétroactive si la date du rappel est déjà dépassée.
Si la tâche est déjà En retard, aucun rappel n’est envoyé ; elle apparaît comme En retard et sera indiquée dans le résumé hebdomadaire. Les Référents peuvent aussi envoyer une relance manuelle.

Que se passe-t-il si je modifie la date d’échéance d’une tâche après l’activation des rappels ?

Les rappels futurs sont recalculés. Tout rappel qui aurait dû se déclencher dans le passé n’est pas recréé. Si vous avancez la date d’échéance, une tâche En retard repasse à À faire.

Invitations

Pourquoi quelqu’un que j’ai invité par e-mail ne voit-il toujours pas la tâche ?

Les invitations créent un compte, mais l’accès à la tâche dépend de l’accès au Workflow. Les Assignés ont besoin du droit Voir ; les Référents ont besoin du droit Contribuer. Si l’invitant peut administrer le Workflow, la sauvegarde de la tâche accorde automatiquement l’accès minimum ; sinon un administrateur doit l’accorder.

Pouvons-nous contrôler qui est autorisé à inviter via les tâches ?

Oui. Choisissez entre seulement les Administrateurs de la plateforme (par défaut) ou tous les éditeurs de tâches.

Que se passe-t-il pour les invitations dormantes ?

Si un invité ne rejoint pas dans les 90 jours, ses tâches sont réaffectées à l’invitant et le compte dormant est suspendu. Les Champions reçoivent une liste d’alerte avant l’action.

Taches Héritées

Que se passe-t-il avec les tâches de Workflow créées avant cette version ?

Tout est préservé : aucune perte de données ; le statut d’origine coché/décoché est conservé.
Propriété automatiquement définie : pour toute tâche précédemment marquée Terminée, l’utilisateur qui l’a complétée est défini comme à la fois Référent et Assigné ; la date de complétion est conservée.
Visible dans l’Aperçu des tâches : l’utilisateur qui a coché ces tâches peut y accéder dans l’Aperçu des tâches (sous réserve de son accès actuel au Workflow).

Pour toute question supplémentaire, veuillez contacter support@bloomflow.com